Benvenuto in Fluxion
Questa guida ti accompagna passo dopo passo nella configurazione e nell'uso quotidiano del tuo gestionale.
Come usare questa guida
La guida è divisa in 11 capitoli. Puoi seguirli in ordine oppure saltare direttamente a quello che ti interessa usando la barra laterale sinistra.
- Capitoli 1-2: Installazione e configurazione iniziale — fallo una volta sola
- Capitoli 3-5: Le funzioni quotidiane (calendario, clienti, scheda)
- Capitoli 6-7: Sara AI e WhatsApp — i tuoi super-poteri
- Capitoli 8-9: Fatturazione e strumenti avanzati
- Capitolo 10: Risoluzione problemi e FAQ
Puoi stampare questa guida o salvarla come PDF tramite File → Stampa nel browser. Ogni capitolo occupa una pagina separata.
Quick wins — cosa puoi fare subito
Dopo aver completato la configurazione iniziale (Capitoli 1-2), puoi iniziare subito con queste attività ad alto impatto:
- Inserire i tuoi 5 clienti principali
- Configurare i servizi con prezzi
- Creare i primi appuntamenti
- Attivare Sara (la segretaria AI)
- Raccogliere consensi WhatsApp
- Inviare il primo promemoria automatico
I clienti Fluxion risparmiano in media 3-4 ore a settimana in gestione appuntamenti e comunicazioni. Sara gestisce il telefono anche di notte e nel weekend.
Prima installazione
Come installare Fluxion sul tuo Mac e attivare la licenza.
Requisiti di sistema
macOS 12 Monterey o superiore — Mac Intel o Apple Silicon (M1/M2/M3). RAM minima: 4GB. Spazio disco: 200MB.
Passaggi installazione
-
1
Scarica Fluxion.dmg
Dal link nella tua email di acquisto, scarica il file Fluxion-v1.0.dmg (circa 16MB).
-
2
Apri il file DMG
Fai doppio clic su Fluxion.dmg. Trascina l'icona Fluxion nella cartella Applicazioni.
-
3
Prima apertura
Vai in Applicazioni → fai clic destro su Fluxion → Apri (necessario solo la prima volta per le notifiche Gatekeeper di macOS).
-
4
Attivazione licenza
Fluxion ti chiede di caricare il file license.json ricevuto via email. Cliccca "Seleziona file" e scegli il file.
Note importanti
La licenza è legata al tuo Mac. Se cambi computer, contatta il supporto per trasferire la licenza. Non condividere il file license.json.
| Tier licenza | Cosa include | Prezzo |
|---|---|---|
| Base | Calendario, clienti, fatture, 1 verticale | €297 una tantum |
| Pro | + Sara AI, WhatsApp, 6 verticali, loyalty | €497 una tantum |
| Enterprise | + Multi-sede, Sara white-label, supporto prioritario | €897 una tantum |
Fluxion è una licenza lifetime. Paghi una sola volta e usi il software per sempre, senza canoni mensili o commissioni sulle prenotazioni.
Configurazione iniziale
Il wizard guidato in 7 passi configura tutto ciò che serve per iniziare a lavorare.
Al primo avvio dopo l'attivazione, Fluxion apre automaticamente il wizard di configurazione. Puoi completarlo in circa 10-15 minuti.
Descrizione di ogni step
Step 1 — Nome attività
Inserisci il nome della tua attività come vuoi che appaia sulle fatture, sui messaggi WhatsApp e come Sara si presenterà al telefono: "Buongiorno, sono Sara di [Nome attività]".
Step 2 — Settore
Seleziona il tuo tipo di attività. Questo abilita la scheda tecnica giusta e personalizza i flussi di Sara. Il settore che hai scelto all'inizio di questa guida (Salone & Barbiere) sarà già evidenziato.
Step 3 — Orari di lavoro
Configura per ogni giorno della settimana se sei aperto e in quali orari. Puoi impostare anche una pausa pranzo.
| Giorno | Aperto | Dalle | Alle | Pausa |
|---|---|---|---|---|
| Lunedì | Aperto | 09:00 | 19:00 | 13:00–15:00 |
| Martedì | Aperto | 09:00 | 19:00 | — |
| Domenica | Chiuso | — | — | — |
Step 4 — Numero WhatsApp
Inserisci il numero di telefono WhatsApp Business della tua attività (formato internazionale: +39 333 1234567). Fluxion userà questo numero per inviare conferme e promemoria ai clienti.
Step 5 — Dati fatturazione
Ragione sociale, Partita IVA, codice SDI, indirizzo, regime fiscale. Questi dati vengono precompilati automaticamente in ogni fattura.
Step 6 — Servizi
Inserisci i servizi che offri con nome, durata in minuti e prezzo. Puoi aggiungerne altri in qualsiasi momento dalla sezione Servizi.
Fluxion suggerisce automaticamente i servizi tipici del tuo settore come punto di partenza.
Step 7 — Fluxion AI (chiave API)
Per attivare Sara, la segretaria vocale AI, hai bisogno di una chiave API Groq gratuita. Questo step ti guida nel processo:
- Clicca sul link "Ottieni chiave gratuita" → si apre console.groq.com
- Crea un account gratuito (email + password)
- Vai su API Keys → Create API Key
- Copia la chiave e incollala nel campo di Fluxion
- Clicca "Verifica chiave" per testare la connessione
Sara funziona anche in modalità offline (riconoscimento vocale locale) senza chiave API. La qualità del riconoscimento è leggermente inferiore. Puoi aggiungere la chiave in qualsiasi momento da Impostazioni.
Il calendario
Il cuore di Fluxion. Gestisci tutti gli appuntamenti con vista giorno, settimana o mese.
Viste disponibili
- Vista Giorno: dettaglio completo di una giornata, slot da 15 minuti
- Vista Settimana: panoramica 7 giorni, ideale per pianificare
- Vista Mese: colpo d'occhio sull'occupazione mensile
Taglio 10:30
Colore 14:00
Barba 9:00
Taglio 11:30
Piega 10:00
Taglio 15:00
Taglio 9:30
Colore 11:00
Barba 10:00
Taglio 12:00
Piega 16:00
Taglio 9:00
Colore 10:30
Piega 14:00
Aggiungere un appuntamento
-
1
Clicca sullo slot desiderato
Clicca direttamente sulla cella oraria nel calendario (oppure usa il pulsante "+ Nuovo" in alto a destra).
-
2
Seleziona cliente e servizio
Cerca il cliente per nome o numero di telefono. Scegli il servizio dal menu a tendina — la durata si compila automaticamente.
-
3
Conferma e notifica
Clicca "Salva". Fluxion chiede se vuoi inviare conferma via WhatsApp al cliente (se ha dato il consenso).
Altre funzionalità
- Drag & drop: trascina un appuntamento per spostarlo in un altro orario o giorno
- Ridimensionamento: trascina il bordo inferiore dell'appuntamento per estendere la durata
- Blocchi ferie/pause: clicca su uno slot → "Blocca come pausa" o "Blocca come ferie"
- Colori operatore: se hai più operatori, ogni persona ha un colore distinto nel calendario
- Vista giornaliera stampabile: usa File → Stampa dalla vista Giorno per la lista appuntamenti del giorno
Fai doppio clic su qualsiasi appuntamento nel calendario per aprire la scheda completa: modifica, cancella, o apri direttamente la scheda cliente.
Clienti
L'anagrafica clienti con scheda completa, storico appuntamenti e gestione consensi.
Ricerca rapida
Dalla sezione Clienti, usa la barra di ricerca per trovare un cliente per nome, cognome o numero di telefono. La ricerca parte dal primo carattere digitato.
Aggiungere un nuovo cliente
Clicca su "+ Nuovo cliente" e compila i campi obbligatori: Nome, Cognome, Telefono. Gli altri campi (email, data di nascita, note) sono opzionali.
Tab della scheda cliente
- Info: dati anagrafici, telefono, email, note generali
- Appuntamenti: storico completo e prossimi appuntamenti
- Scheda tecnica: specifica per il tuo settore (vedi Capitolo 5)
- Loyalty: timbri fedeltà, livello VIP, storico premi
- Fatture: fatture emesse per questo cliente
Consenso WhatsApp e GDPR
Il toggle "Consenso WhatsApp" registra il consenso del cliente a ricevere comunicazioni. Per la normativa GDPR italiana, è necessario acquisire questo consenso esplicitamente.
Attiva il consenso solo dopo aver ricevuto esplicita autorizzazione dal cliente (verbale o scritta). Fluxion non invia messaggi ai clienti senza consenso attivo.
Usa la formula semplice: "Posso inviarti il promemoria dell'appuntamento su WhatsApp?". Se il cliente dice sì, attivi il toggle. Fluxion registra automaticamente data e ora del consenso.
Scheda tecnica
La scheda specializzata per il tuo settore, accessibile dalla tab dedicata in ogni scheda cliente.
Scheda Capelli
La scheda capelli conserva tutte le informazioni tecniche per ogni visita: prodotti usati, timing, allergie e preferenze. Ogni tecnico può accedere alla storia completa del cliente prima di iniziare il servizio.
Colorazioni
Per ogni colorazione, Fluxion registra:
- Colore base e colore obiettivo
- Prodotto usato (marca, linea, numero colore)
- Ossidante (volume e quantità)
- Timing di posa (minuti)
- Risultato e note tecniche
Tagli precedenti
Fluxion tiene traccia degli ultimi 12 tagli con data, tecnico che ha operato e note. Così anche un nuovo collaboratore può replicare esattamente lo stile preferito del cliente.
Le allergie compaiono sempre in rosso nella scheda e vengono mostrate come avviso ogni volta che apri la scheda di quel cliente. Non rischi mai di dimenticarle.
Sara, la segretaria AI
Sara risponde al telefono al posto tuo, gestisce le prenotazioni e invia conferme WhatsApp — 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Come funziona
Quando un cliente chiama il tuo numero, la chiamata viene deviata a Sara tramite la deviazione di chiamata del tuo operatore. Sara parla in italiano, capisce le richieste di prenotazione e accede direttamente al calendario di Fluxion.
chiamata
Fluxion
Esempio di conversazione reale
Attivare Sara — 4 passi
-
1
Verifica la chiave API Fluxion AI
Vai su Impostazioni → Sara AI. Controlla che la chiave API sia verde (verificata). Se non hai ancora la chiave, segui le istruzioni del Capitolo 2, Step 7.
-
2
Configura i servizi prenotabili
Nella sezione Sara AI, seleziona quali servizi possono essere prenotati via telefono. I servizi non selezionati Sara li indirizzerà a chiamarti direttamente.
-
3
Attiva Sara
Premi il tasto "Attiva Sara". Il pannello mostra il numero di destinazione della deviazione (un numero locale) che dovrai configurare sul tuo telefono.
-
4
Imposta la deviazione di chiamata
Sul tuo telefono, configura la deviazione verso il numero mostrato da Sara. Le istruzioni variano per operatore (vedi sotto).
Configurare la deviazione di chiamata
- Deviazione se non risponde:
**61*[numero]# - Deviazione se occupato:
**67*[numero]# - Deviazione sempre:
**21*[numero]# - Disattiva:
##21#
- Deviazione se non risponde:
**61*[numero]# - Deviazione se occupato:
**67*[numero]# - Deviazione sempre:
**21*[numero]# - Disattiva tutto:
##002#
- Deviazione se non risponde:
**61*[numero]# - Deviazione sempre:
*21*[numero]# - Disattiva:
##21#
- Deviazione se non risponde:
**61*[numero]*11*20# - Deviazione sempre:
**21*[numero]# - Disattiva:
##61#
Usa la deviazione "se non risponde dopo 15 secondi" — così rispondi tu se sei libero, Sara risponde se sei occupato. Il codice è **61*[numero]*11*15# su tutti gli operatori.
Lista d'attesa
Quando uno slot è occupato, Sara lo comunica al cliente e offre due opzioni:
- Slot alternativo: Sara propone il prossimo disponibile
- Lista d'attesa: il cliente viene inserito in lista. Se si libera uno slot (per cancellazione), Sara lo contatta automaticamente via WhatsApp
Promemoria automatici, conferme prenotazione e comunicazioni marketing direttamente su WhatsApp dei tuoi clienti.
Come funziona l'integrazione
Fluxion usa il numero WhatsApp Business configurato nel wizard per inviare messaggi ai clienti che hanno dato consenso. I messaggi vengono inviati tramite API ufficiale WhatsApp Business.
Messaggi automatici
| Evento | Quando viene inviato | Esempio |
|---|---|---|
| Conferma prenotazione | Appena creato l'appuntamento | "Confermato per martedì 11/03 alle 10:30" |
| Promemoria 24h | Il giorno prima | "Domani hai appuntamento alle 10:30" |
| Promemoria 2h | 2 ore prima | "Tra 2 ore ti aspettiamo!" |
| Cancellazione | Se appuntamento cancellato | "Il tuo appuntamento del 11/03 è stato annullato" |
| Lista attesa | Si libera uno slot | "Si è liberato uno slot per il tuo trattamento!" |
Template per il tuo settore
I messaggi WhatsApp si adattano automaticamente al tuo settore. Ecco alcuni esempi:
Invio manuale e marketing
Dalla sezione WhatsApp, puoi inviare messaggi a gruppi di clienti selezionati:
- Tutti i clienti con consenso: comunicazioni generali (es. chiusura festività)
- Solo clienti VIP: offerte esclusive riservate ai migliori clienti
- Clienti non visti da X giorni: campagne di riattivazione
Fluxion limita automaticamente l'invio a 60 messaggi per ora per rispettare le policy WhatsApp Business. Per invii massivi, i messaggi vengono messi in coda e inviati gradualmente.
Fatturazione
Emetti fatture elettroniche in 3 clic. Fluxion genera il file XML per il Sistema di Interscambio (SDI) già precompilato.
Regime forfettario vs ordinario
- Ricavi fino a €85.000/anno
- No IVA in fattura
- Imposta sostitutiva 5-15%
- Bollo virtuale €2 per fatture >€77.47
- Codice regime: RF19
- Nessun limite di ricavi
- IVA al 22% (o 10% per alcuni servizi)
- Liquidazione IVA mensile/trimestrale
- Contabilità ordinaria o semplificata
- Codice regime: RF01
Il regime fiscale configurato nel wizard Step 5 viene applicato automaticamente a ogni fattura. Fluxion genera sempre il formato XML corretto per il tuo regime.
Emettere una fattura — 3 clic
-
1
Apri la scheda cliente o l'appuntamento
Dal calendario, fai clic sull'appuntamento completato → pulsante "Emetti fattura". Oppure vai nella sezione Fatture → "+ Nuova".
-
2
Verifica i dati precompilati
Fluxion precompila automaticamente: cliente, servizi effettuati con prezzi, data. Aggiungi eventuale sconto o righe extra.
-
3
Invia al SDI
Clicca "Emetti e invia". Fluxion genera il file XML e lo trasmette al Sistema di Interscambio. Lo stato di accettazione viene aggiornato in automatico.
| Descrizione | Quantità | Prezzo | Totale |
| Taglio uomo | 1 | €20,00 | €20,00 |
| Barba e baffi | 1 | €15,00 | €15,00 |
Export per il commercialista
A fine mese, vai su Fatture → "Export mensile". Fluxion genera:
- File ZIP con tutti i file XML del mese
- Riepilogo CSV con data, cliente, importo, regime
- Report PDF riepilogativo
Puoi configurare un'email per il commercialista nelle impostazioni. Fluxion invierà automaticamente l'export mensile il primo giorno del mese successivo.
Strumenti avanzati
Programma fedeltà, pacchetti prepagati, report e backup dati.
Programma fedeltà
Il sistema loyalty di Fluxion premia i clienti abituali con timbri digitali e premi.
Come funziona
- Ogni visita = 1 timbro digitale nella scheda cliente
- Raggiunti X timbri (configurabile) → cliente riceve un premio
- I clienti con più visite salgono di livello: Normale → VIP → VIP ⭐ → VIP ⭐⭐
- Il livello VIP sblocca trattamenti preferenziali e WhatsApp esclusivi
Puoi attivare il referral: ogni cliente che porta un nuovo cliente riceve timbri bonus. Sara può menzionarlo durante le chiamate: "Sapevi che puoi guadagnare timbri portando un amico?"
Pacchetti prepagati
Crea pacchetti di servizi vendibili come voucher prepagati (es. "10 tagli a €180", "Pacchetto spalline 5 sessioni").
Vantaggi per la tua attività
- Liquidità anticipata: incassi prima di erogare il servizio
- Fidelizzazione: il cliente torna per consumare il pacchetto
- Upselling: Sara può proporre il pacchetto durante la prenotazione
Report e statistiche
| Report | Cosa mostra | Utilità |
|---|---|---|
| Presenze settimanali | Clienti per giorno/ora | Ottimizzare gli orari di punta |
| Servizi più richiesti | Ranking servizi per volume | Decidere su cosa puntare |
| Clienti persi | Non tornano da > 60 giorni | Campagna riattivazione WhatsApp |
| Fatturato mensile | Trend mese su mese | Verifica obiettivi |
| Performance Sara | Chiamate, prenotazioni, latenza | Monitorare la qualità AI |
Backup dati
Tutti i dati di Fluxion sono salvati localmente nel tuo Mac in un database SQLite protetto. Il backup è fondamentale.
- Vai su Impostazioni → Backup
- Clicca "Esporta backup" → scegli dove salvare il file .fluxion-backup
- Salva il file su un disco esterno o su iCloud Drive / Dropbox
Fluxion esegue un backup automatico ogni 7 giorni nella cartella ~/Documents/Fluxion Backup/. Mantiene gli ultimi 30 backup automatici.
Risoluzione problemi
FAQ, checklist diagnostiche e contatti supporto.
Sara non risponde — Checklist
- Verificare che Fluxion sia aperto sul Mac (icona nella menu bar)
- Controllare il pannello Sara AI: lo stato è "Attiva"?
- Verificare la connessione internet (Sara necessita di connettività)
- Controllare che la chiave API Fluxion AI sia ancora valida (Impostazioni → Sara AI → "Verifica chiave")
- Verificare la deviazione di chiamata: chiama il tuo numero da un altro telefono, la chiamata viene deviata?
- Riavviare Fluxion se il problema persiste (Cmd+Q → riapri)
- Controllare i log in Impostazioni → Log di sistema
WhatsApp non arriva — Checklist
- Il cliente ha il consenso WhatsApp attivato nella sua scheda?
- Il numero WhatsApp del cliente è corretto e in formato internazionale (+39...)?
- Il numero WhatsApp della tua attività è configurato in Impostazioni?
- Verificare il rate limit: non si è superato il limite di 60 msg/ora?
- Controllare la sezione WhatsApp → "Messaggi falliti" per eventuali errori
- Il numero del cliente è su WhatsApp? (non tutti i numeri lo usano)
FAQ per settore
FAQ generali
Contatti supporto
Per problemi tecnici, recupero licenza o domande:
supporto@fluxion.app
Risposta entro 24 ore (lavorativi)
Clienti Enterprise: risposta entro 4 ore.
Accesso a canale Slack dedicato e onboarding guidato.
enterprise@fluxion.app
Complimenti! Ora conosci tutti gli aspetti di Fluxion. Se hai domande su funzionalità specifiche, puoi sempre tornare al capitolo corrispondente usando la barra laterale.